Det är dags för årets lönesamtal. För vissa är det ett välkommet tillfälle medan det för andra kan kännas jobbigt. Oavsett vad du tycker själv eller om du är medarbetare eller lönesättande chef, vill vi stötta dig till ett så bra samtal som möjligt.
För chefen handlar lönesamtalet om att ge tydlig återkoppling, visa hur prestation och ansvar påverkar lönen och skapa en tydlig bild av utvecklingsmöjligheterna framåt.
Som medarbetare är det ett tillfälle att få feedback på utfört arbete, få reda på vad som ligger till grund för den nya lönen och diskutera vad som kan vara en rimlig framtida löneutveckling.
Om mål och förväntningar har varit tydliga under året blir samtalet en naturlig fortsättning på den dialogen. Men utan ordentlig förberedelse riskerar samtalet att skapa frustration. För att undvika det behöver båda parter komma väl förberedda och föra en öppen dialog.
Vi på Made for Sales har samlat konkreta tips till både arbetsgivare och arbetstagare, med inspiration från den partsgemensamma vägledningen Ett riktigt bra lönesamtal.
Vad styr din lön?
Innan man går in i ett lönesamtal är det viktigt att förstå vilka faktorer som faktiskt påverkar lönen. Det ger en bättre grund för samtalet, oavsett om du är chef eller medarbetare. I praktiken kan man säga att sex områden tillsammans avgör hur lönen formas:
- Lönepolicy: Företagets riktlinjer för hur löner sätts. Här kopplas verksamhetens mål och prioriteringar ihop med vilka prestationer och beteenden som premieras.
- Lönestruktur: En översikt över hur lönerna förhåller sig till varandra internt, och hur olika roller är placerade utifrån ansvar och kompetens.
- Förändrade arbetsuppgifter: Om arbetsinnehållet utvecklats eller blivit mer komplext, är det rimligt att det påverkar lönen.
- Medarbetarens bidrag: Hur medarbetaren har presterat i förhållande till uppsatta mål och förväntningar.
- Löneutrymme: De ekonomiska ramar som finns för löneökningar, både generellt på företaget och enligt eventuella avtal.
- Helhetsbedömning: En sammanvägning av de olika delarna, där både prestation, ansvar och utgångsläge tas i beaktande.
Lönen ska inte påverkas av hur duktig en medarbetare är på att förhandla utan istället koppla den individuella löneutvecklingen till resultat, kompetens och skicklighet i yrkesrollen.
För företag är det viktigt att ha en tydlig lönepolicy. En bra policy kopplar samman företagets affärsidé med de prestationer och beteenden som leder till framgång. Att tydligt definiera vad som påverkar lönen gör det lättare för alla parter att både sätta och förstå ett lönebeslut.
Förberedelser
Det finns ett tydligt samband mellan ett väl förberett samtal och ett bra samtal. Det bästa lönesamtalet är när båda parter känner att de blivit lyssnade på och fått föra fram sina perspektiv. Om det finns mallar eller vägledningar för lönesamtalet i organisationen, se till att ha dem till hands i god tid före mötet. Finns det en HR-avdelning på företaget är en bra resurs att vända sig till inför lönesamtalen.
För medarbetaren:
Ta reda på vilka lönekriterier som gäller på din arbetsplats och fundera över vad du faktiskt åstadkommit under året:
- Har du fått utökat ansvar eller förändrade arbetsuppgifter?
- Har du bidragit till verksamheten med idéer eller förbättringar?
- Finns det konkreta resultat du kan visa, till exempel mål som du uppnått eller överträffat?
Var dessutom nyfiken på hur lönesättningen fungerar generellt. Finns det kollektivavtal på din arbetsplats? I så fall gäller ofta en lägstanivå för löneutrymmet som du kan ha som referensram.
För arbetsgivaren:
Om medarbetaren förbereder dessa frågor, behöver du vara beredd att ge tydliga svar. Se över lönepolicy, lönekriterier och eventuell lönestruktur. Om medarbetaren ber om exempel på vad som krävs för en viss löneutveckling – ha gärna svar redo, kopplat till företagets mål och prestationer. Säkerställ också att du kan förklara hur företagets ekonomiska läge påverkar årets löneutrymme.
Prata om utveckling, inte bara lönepåslag
Det är lätt att fastna i frågan "Hur många procent blir min höjning i år?". Men ett lönesamtal handlar i grund och botten om utveckling.
Lön ska spegla arbetsinsats, ansvar och resultat. Om arbetsuppgifterna förändrats eller ansvaret har vuxit, är det naturligt att lönen följer med.
Samtidigt: det är inte alla år som bjuder på stora förändringar i löneutrymmet. Därför är det viktigt att också prata om framtiden. Vilka steg kan arbetstagaren ta för att påverka sin löneutveckling framöver? Finns det utbildningar, nya ansvarsområden eller projekt som stärker kompetensen och därmed påverkar framtida lön?
Se samtalet som mer än en förhandling
Målet med ett lönesamtal är att landa i en överenskommelse som känns rimlig för båda parter. Det är klokt att ha ett tydligt löneanspråk, men lika viktigt att vara öppen för diskussion om hur du når dit. Att hålla sig uppdaterad kring lönestatistik kan vara relevant för båda parter, men se det som just en vägledning – inte ett facit.
Medarbetaren kan fundera på:
"Vilken lön tycker jag är rimlig utifrån mitt bidrag och företagets förutsättningar?"
Arbetsgivaren kan fråga sig:
"Kan jag beskriva vad som krävs för att medarbetaren ska kunna nå det önskade löneläget, i konkreta termer?"
Det är inte ovanligt att företag, särskilt i ekonomiskt osäkra tider, har begränsat löneutrymme. Om lönenivån inte går att höja så mycket som önskat, kan samtalet också handla om andra förmåner eller framtida möjligheter. Här behöver både arbetsgivare och medarbetare vara lösningsorienterade.
Lönesamtal som inte tas på allvar riskerar att skada relationen
Det är värt att stanna upp vid det. När lönesamtalet reduceras till ett "måste" eller när chefen inte är insatt i medarbetarens prestationer, blir resultatet sällan bra. Medarbetaren kan känna sig förbisedd, och chefen missar möjligheten att fånga upp signaler om trivsel, utvecklingsvilja och eventuella missnöjen.
Ett förlorat samtal kan leda till att medarbetaren tappar tillit till arbetsgivaren – och i värsta fall börjar söka sig bort från organisationen.
Konkreta råd för ett bättre samtal
För arbetsgivare:
- Var transparent med vilket utrymme som finns. Det skapar förtroende även om höjningen inte blir som önskat.
- Tydliggör hur beslutet om lönenivå fattas, och koppla det till konkreta kriterier som prestation, ansvar och företagets lönepolicy.
- Lyssna aktivt på medarbetarens perspektiv. Även om du inte kan tillmötesgå alla önskemål, visar det respekt att förstå dem.
För arbetstagare:
- Samla exempel på hur du bidragit till verksamhetens mål under året.
- Var tydlig med dina förväntningar, men kom också med öppna frågor: "Vad behöver jag utveckla för att ta nästa steg?"
- Ha tålamod. Alla svar kommer kanske inte på en gång, men att ha samtalet är ett steg framåt.
Mer öppenhet med EU:s direktiv om lönetransparens
I takt med att EU:s nya direktiv om lönetransparens ska implementeras i Sverige, kommer kraven på tydlighet att öka. Direktivet syftar till att motverka osakliga löneskillnader och innebär att arbetsgivare behöver vara bättre på att redovisa vilka lönekriterier som gäller för olika roller.
Det är inte något att vänta med tills det blir ett formellt krav. Genom att börja arbeta strukturerat redan nu skapar du som arbetsgivare en kultur där lönesättningen känns begriplig och rättvis. Och som arbetstagare: våga ställa frågor. Det är ett naturligt sätt att förstå din roll i företagets lönebild.
