Att ta in en interimschef kan vara precis vad som behövs när verksamheten står inför en förändring eller behöver en erfaren ledare under en period. Men för att det ska bli riktigt bra, krävs det att du som beställare gör rätt förberedelser. Det räcker inte bara att hitta rätt person – du måste också ge dem rätt förutsättningar att lyckas i uppdraget.
Hur ser du till att interimschefen kan komma in och göra skillnad direkt? Här är sex konkreta tips som hjälper dig att få ut det bästa av samarbetet.
1. Kommunicera behov och förväntningar
För att interimschefen ska lyckas i uppdraget är det viktigt att ni tydligt definierar vad som ska göras och vilka krav som finns. En bra start är att ta fram en genomarbetad uppdragsbeskrivning där ni beskriver uppdragets syfte, förväntad längd, mål, vilka erfarenheter som krävs etc.
När detta är på plats blir det lättare att kommunicera era behov och förväntningar tydligt. Sätt upp konkreta mål och milstolpar och säkerställ att interimschefen förstår vad som ska uppnås. Detta skapar en gemensam riktning, underlättar för både er och interimschefen och skapar goda förutsättningar för att uppdraget blir som tänkt, eller ännu bättre.
Ladda ner vår uppdragsbeskrivning för interimsuppdrag här.
2. Börja i god tid
För att få ut så mycket av möjligt av ett samarbete med en interimschef är det smart att börja förberedelserna med framförhållning. Genom att ge interimschefen tillgång till företagsinformation och insikter redan före startdagen, får konsulten tid att förbereda sig inför uppdraget.
På så vis kan er interimschef direkt ha sikte på att leverera resultat när uppdraget börjar. Att bjuda in konsulten till en digital introduktion eller ett möte med ledningsgruppen i förväg kan också underlätta en smidigare övergång och stärka känslan av ett gemensamt mål redan från dag ett.
3. Förbered medarbetare och nyckelpersoner
En av de första sakerna en interimschef gör i sitt uppdrag är att intervjua och hålla dialog med de personer som är viktiga för uppdragets genomförande. Det är därför viktigt att se till att dessa personer är förberedda och tillgängliga för samtal med interimschefen. Underlätta för interimschefen genom att:
- Identifiera personerna: Vilka personer har den information och de insikter som konsulten behöver?
- Informera och förbereda: Vad förväntas av dem? Se till att de har information och insikter redo att dela.
- Boka in möten: Boka in möten med nyckelpersonerna i förväg så att interimschefen direkt kan påbörja sitt arbete, utan fördröjning.
För att underlätta interimsuppdraget kan det vara bra att förbereda medarbetarna på vad uppdraget kan innebära och vilka förändringar som kan ske. Informera om att arbetssätt, rutiner eller teamstrukturer kan behöva anpassas för att stödja interimschefens mål och effektivisera arbetsprocesserna.
Genom att kommunicera öppet kring förändringarna kan du skapa en förståelse och ge medarbetarna tid att anpassa sig. Uppmuntra dem till att vara flexibla och att se interimsuppdraget som en möjlighet till utveckling och nya perspektiv i sitt arbete. För att skapa förtroende mellan människor behövs ett positivt och öppet samtalsklimat med högt i tak. Därför kan det vara klokt att uppmuntra till detta redan innan interimschefen är på plats, för att göra det lättare för interimschefen att bygga förtroende bland medarbetarna.
4. Förberedd för en snabb onboarding
Interimsuppdrag är ofta tidssatta, vilket innebär att en tydlig deadline finns. Som interimschef är därför effektivitet en del av det dagliga arbetet och att komma igång snabbt utan långdragna onboardings-processer. Därför är det viktigt att stå redo för att kunna ge dem allt de behöver för en snabb start. Förbered en kort introduktion av de viktigaste projekten, eventuella pågående förändringar och mål, samt en tydlig översikt över de befintliga teammedlemmarnas ansvarsområden. Detta inkluderar även:
- Inlogg: Se till att interimskonsulten får alla inlogg till era system och plattformar.
- Tillgång till kontor: Förbered med passerkort, nycklar och koder så att konsulten har tillgång till kontoret.
- Arbetsutrustning: Se till att en fungerande dator, telefon och annan nödvändig utrustning finns redo för interimschefen.
5. Tillgång till information
För att interimschefen ska kunna fokusera på uppdraget från start är det viktigt att ge tillgång till rätt information och verktyg direkt. Ingen tid ska behöva gå åt till att jaga dokument eller vänta på systemåtkomst. Genom att förbereda det praktiska i förväg kan ni undvika onödig administration och ge interimschefen bästa möjliga förutsättningar att leverera snabbt. Här är några viktiga saker att ha på plats:
- Dokumentation: Se till att förbereda och dela all nödvändig information och dokumentation för uppdraget. Det kan vara rapporter, analyser, strategidokument, planer etc.
- Systemåtkomst: Ge åtkomst till interna system, databaser och filer som interimschefen kan behöva för att utföra sitt arbete.
- Dela bolagets värdegrund och styrdokument: För att interimschefen ska förstå ert företag och era målsättningar är det viktigt att snabbt ge tillgång till viktiga styrdokument, som organisationsscheman, årsredovisningar och krisplaner. Ju mer er interimschef vet om bolaget, desto lättare blir det att göra ett bra jobb.
6. Löpande kommunikation och uppföljning
Kommunikation är nyckeln till mycket. I ett interimsuppdrag kan regelbundna avstämningar gör det lättare att säkerställa att uppdraget följer planen, hantera eventuella utmaningar och justera vid behov. En interimschef kommer ofta in med nya perspektiv och värdefulla erfarenheter, även om en interimschef tas in för ett specifikt uppdrag brukar det ge mer än bara lösningen på den direkta utmaningen. Ofta får företaget med sig smartare arbetssätt, bättre processer och värdefulla insikter som kan göra skillnad långt efter att uppdraget är avslutat.
- Möten: Planera in regelbundna uppföljningsmöten för att gemensamt gå igenom projektets framsteg och eventuella utmaningar.
- Feedback: Ge tydlig och kontinuerlig feedback.
- Öppen dialog: Uppmuntra konsulten att dela sina observationer och insikter. Interimschefer kommer ofta in med ett värdefullt utifrånperspektiv som kan bidra till nya lösningar och förbättringar inom organisationen.
Avslutande tankar
Om ni följer dessa steg har ni goda förutsättningar för ett lyckat interimsuppdrag med utmärkta resultat. De förberedelser ni gör i förväg kommer att löna sig genom ett effektivare arbete och smidigare genomförande av förändringar och implementeringar. Det förenklar processen för er, medarbetarna och arbetet för er interimschef.
På Made for Sales är vi experter på att matcha företag med kompetenta och seniora interimskonsulter. Med vår erfarenhet och omfattande nätverk av duktiga konsulter inom försäljning och marknad hjälper vi er att hitta rätt kompetens.
Behöver ni en interimschef som kan leverera snabba resultat? Välkommen att kontakta oss!