Bakgrundskontroller är ofta en viktig del av en rekryteringsprocess för att få en så omfattande och fullständig bild av en kandidat som möjligt. Men nyligen kom Högsta domstolen med ett beslut som påverkar hur straffrättsliga uppgifter får användas i rättsdatabaser. Tillsammans med experterna på SRI reder vi ut vad som gäller, vad förändringen innebär för dig som arbetsgivare – och hur du fortfarande kan genomföra säkra och kvalitativa bakgrundskontroller.
Beslutet innebär att företag med utgivningsbevis, så kallade rättsdatabaser, enbart kan få ut uppgifter med ett så kallat 'förbehåll', vilket innebär en förändring i hur de kan tillhandahålla dessa uppgifter i sina databaser.
Så påverkas du som arbetsgivare
"Arbetsgivare som tidigare använt tjänster för bakgrundskontroller, baserade på rättsdatabaser, behöver nu se över sina metoder och föra en dialog med eventuella leverantörer om förändringar i informationstillgång och arbetssätt, något som inte nödvändigtvis är dåligt", säger Dennis Unefäldt på företaget SRI, som är Made for Sales samarbetspartner gällande bakgrundskontroller.
”Denna fråga är inte på något sätt ny och har varit på tapeten länge. Vi på SRI har följt och analyserat frågan över tid och har parallellt även undersökt och tagit lärdom av hur man arbetar med bakgrundskontroller och rättsdata i andra länder. Vi har därmed även kunnat förbereda våra processer och vår produktutveckling för den förändring som nu sker. Jag tror att vi i Sverige har mycket att lära oss av Europa, där juridisk information primärt inhämtas via belastningsregisterutdrag. I Europa är Sverige undantaget när det gäller hanteringen av den här typen av uppgifter,” fortsätter han.
Bakgrundskontroll är mer än juridisk belastning
De goda nyheterna är att det fortfarande finns arbetssätt som både uppfyller behov och krav kopplat till bakgrundskontroller och samtidigt har kandidatens integritet i första rummet.
”Många arbetsgivare likställer idag bakgrundskontroller med juridisk belastning, något som vi på SRI anser är en förlegad bild och ett för smalt perspektiv. Denna utgångspunkt är troligtvis också anledningen att många känner en oro kopplat till det beslut som fattades i Högsta Domstolen," menar Dennis.
En fullständig bakgrundskontroll bör innehålla flera komponenter för att kunna utvärdera pålitlighet, lojalitet och sårbarheter. Detta innebär att arbetsgivare behöver genomföra ordentliga befattningsanalyser för att utvärdera vilka befattningar som har ett stort mandat, access och påverkanskraft samt hur man kan riskreducera runt detta.
Det finns fortfarande goda förutsättningar att genomföra kvalitativa, grundliga bakgrundskontroller trots det beslut som nu har fattats – men det gäller att man som arbetsgivare tänker till och gör det korrekt, antingen själv eller genom att välja en kvalificerad leverantör.
Fem tips från SRI till dig som idag arbetar med bakgrundskontroller, eller vill komma igång:
1. Tänk på att bakgrundskontroller alltid innebär personuppgiftshantering. Viktigt att befästa laglig grund och att genomföra en befattningsanalys.
2. Upprätta strukturerade rutiner och dokumentera dessa i en policy.
3. Fundera på vem eller vilka i organisationen som behöver tillgång till kandidatens information för att fatta beslut.
4. Involvera kandidaten och skapa transparens genom hela processen. Låt kandidaten godkänna att en bakgrundskontrollprocess påbörjas – och låt även kandidaten läsa och godkänna innehållet i bakgrundskontrollen.
5. Säkerställ att information raderas permanent så snart den inte längre behövs.
Vill du ha stöd i att genomföra bakgrundskontroller vid rekrytering?
Vi på Made for Sales samarbetar med Scandinavian Recruitment Intelligence (SRI), ett svenskägt företag med en övergripande vision om att bidra till att skapa trygga och säkra arbetsplatser och ett säkrare Sverige genom proaktivt och systematiskt personalsäkerhetsarbete. Har du funderingar kring bakgrundskontroller? Vi hjälper dig gärna att reda ut frågorna – tveka inte att höra av dig!
